Do cadastro ao primeiro item em inventário
O módulo de Ativos responde duas perguntas que a TI ouve todo mês: o que a organização tem e de quem é agora. Ele se divide entre o que você cadastra à mão (itens, insumos, fornecedores) e o que chega sozinho pelo agente (computadores).
Cadastros vêm antes de itens. Criar item antes de existir categoria, fornecedor e responsável funciona — e obriga a voltar em cada item para completar. Uma hora de cadastro no começo evita um dia de correção depois.
1. Cadastros: o vocabulário do inventário
Seção intitulada “1. Cadastros: o vocabulário do inventário”Ativos → Catálogo, Ativos → Fornecedores, Ativos → Pessoas
Antes do primeiro item, três listas precisam existir:
| Cadastro | Para que serve |
|---|---|
| Catálogo | As categorias e modelos que os itens vão referenciar |
| Fornecedores | Quem vendeu ou presta assistência — é o que responde “com quem eu falo quando quebra” |
| Pessoas | Quem pode ser responsável por um item |
Vale gastar um tempo no catálogo. Categoria bem escolhida é o que faz o relatório sair pronto; categoria improvisada é o que faz alguém exportar para planilha e agrupar à mão.
2. O primeiro item
Seção intitulada “2. O primeiro item”Ativos → Itens
Item é a unidade genérica do inventário: monitor, cadeira, licença, nobreak, insumo. O que decide se um cadastro presta são três campos:
- Categoria — de onde saem os agrupamentos de todo relatório
- Responsável — a resposta para “de quem é isto agora”
- Localização — a resposta para “onde isto está”
Item sem responsável e sem localização entra no inventário como número, não como informação. Ele conta no total e não ajuda em nenhuma pergunta real.
Quando já existe planilha
Seção intitulada “Quando já existe planilha”Ativos → Importar
Não recadastre à mão o que já está em planilha. A importação em massa existe para isso, e a permissão
correspondente é ativos.importar.
Importe um lote pequeno primeiro — dez linhas. Conferir dez e corrigir o mapeamento é barato; conferir mil depois de importadas, não.
3. Computadores chegam sozinhos
Seção intitulada “3. Computadores chegam sozinhos”Ativos → Computadores
Máquinas com o agente instalado aparecem sozinhas, com o que o agente reporta: processador, memória, disco, programas instalados, atualizações pendentes. Você não cadastra computador à mão — você instala o agente e ele se apresenta.
Como colocar o agente em uma frota inteira está em Instalar o agente em uma frota.
4. Empréstimo com aceite registrado
Seção intitulada “4. Empréstimo com aceite registrado”Ativos → Empréstimos
Entregar um notebook para alguém levar para casa é a hora em que inventário vira responsabilidade. O empréstimo registra o aceite por link próprio: a pessoa confirma, e o registro fica.
É a diferença entre “acho que o notebook está com o Bruno” e um aceite datado, com quem, quando e qual item.
5. Relatórios e o resto
Seção intitulada “5. Relatórios e o resto”Ativos → Relatórios
Com categoria, responsável e localização preenchidos desde o começo, os relatórios saem por si — por categoria, por responsável, por localização. É o retorno do tempo gasto no passo 1.
O módulo ainda tem manutenção de itens, kits, alertas, solicitações e agendamentos, cada um com a própria chave de permissão. O catálogo completo está em Permissões e papéis, e o que cada aba entrega está em Módulos e serviços.